Berufsalltag

Dienstreisen

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In vielen Berufen gehören Dienstreisen zum Alltag. Auch im Rahmen von Hiwi-Jobs, einer Abschlussarbeit oder anderen sonstigen Tätigkeiten können bereits Dienstreisen anfallen. Für Menschen mit Sehbehinderung oder Blindheit stellt eine Dienstreise immer eine besondere Herausforderung dar. Aber auch für Mitarbeitende, die während der Dienstreise eine Person mit Blindheit begleiten, gibt es einige Punkte, die möglichst im Vorfeld bzw. auf der Dienstreise beachtet werden sollten. Damit können schwierige Situationen im Voraus entschärft werden.

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist immer mit einer Aufgabe verbunden, die Sie beruflich außerhalb Ihres gewohnten Arbeitsumfeldes zu erledigen haben. Einige Beispiele hierfür sind:

  • Der Besuch einer Messe, auf der Sie eventuell einen eigenen Messestand betreuen.
  • Der Besuch einer Konferenz, auf der Sie sich weiterbilden oder einen Teil Ihrer Arbeit präsentieren.
  • Projekt bezogene Meetings bei verschiedenen Projektpartnern.

In jedem Falle ist eine Dienstreise, wie das Wort schon sagt, immer mit einer Reise verbunden. Im günstigsten Fall ist der Veranstaltungsort in der Nähe, so dass beispielsweise keine Übernachtungen erforderlich sind. Häufig sind aber Übernachtungen, Flüge, Zug- und Taxifahrten damit verbunden. Die Reise selbst und die neue Umgebung sind eine Herausforderung für Menschen mit Seheinschränkung insbesondere bei der Orientierung und Mobilität.
Diese Aspekte werden in den folgenden Abschnitten genauer beschrieben.

Organisation der Reise

Dienstreisen können sehr unterschiedlich sein und benötigen manches Mal neben den üblichen Reisevorbereitungen wie Flugbuchung, Hotelreservierung, Fahrkartenkauf, eine spezielle Vorbereitung auf die Kultur, die Umgebung und die Art der Veranstaltung oder Aufgabe, wenn es ins Ausland geht.
Manche Schwierigkeiten lassen sich vermeiden, wenn Sie sich vorab über die nachfolgenden Punkte informieren.

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Dienstreiseantrag

Wenn Sie bei einem öffentlichen Arbeitgeber arbeiten, müssen Sie die Dienstreise rechtzeitig beantragen. Dazu gibt es spezielle Formulare, in denen Sie beispielsweise das voraussichtliche Datum, die Dauer und den Reisezweck eintragen. Der Antrag muss dann von Ihrem Vorgesetzten genehmigt werden. Wird kein Antrag gestellt, dürfen normalerweise auch keine Tickets gebucht werden.

Buchung

Im zweiten Schritt sollten Sie klären, wer reserviert und bucht, wer die Anmeldungen oder Registrierung für eine Konferenz durchführt. Wichtig ist, dass Sie aktiv an der Organisation mitwirken. Reisen Sie mit Begleitung, fährt diese in Deutschland und in manchen EU-Ländern frei. Auch die Sitzplatzreservierungen sind kostenlos. Zumindest am Flughafen empfiehlt es sich trotz sehender Begleitperson den Service der Fluglinie in Anspruch zu nehmen. Der Vorteil ist, dass weite Wege gefahren werden und das Gepäck als Priority markiert wird und zuerst ein- bzw. ausgeladen wird.
Versuchen Sie auch auf die Zimmerbuchung Einfluss zu nehmen. Klären Sie, ob

  • Ihr Zimmer in der Nähe des Veranstaltungsorts liegt
  • ob sich Ihr Zimmer in der Nähe des Zimmers Ihrer Begleitperson befindet
  • Sie spät anreisen
  • Informieren Sie das Hotel und auch die Veranstalter, dass eine Person mit Blindheit zu Gast ist.
Gepäck

Wählen Sie für die Reise praktische Gepäckstücke. Reisetasche oder Taschen zum Tragen sind unhandlich. Ein Rucksack auf dem Rücken lässt die Hände für Begleitperson und Stock frei. Ein Koffer mit Rollen ist nicht ganz optimal, da eine Hand automatisch belegt ist.
Überlegen Sie genau, was Sie für die Reise brauchen. Manche Gepäckstücke können auch im Voraus versendet werden. Allerdings müssen Sie dann genügend Zeit für den Transportweg einrechnen.

Finanzen

Klären Sie unbedingt die Finanzierung der Reise ab.

  • Wer zahlt die Konferenzgebühr?
  • Wie wird das Hotel abgerechnet?
  • Wie verhält es sich mit Reise- und andere Kosten?

Oft muss man Rechnungen mit einer Kreditkarte bezahlen. Manche Firmen oder Universitäten ermöglichen auch eine Abschlagzahlung, damit Sie die Reise nicht voll vorfinanzieren müssen.
In diesem Zusammenhang sollten Sie sich auch erkundigen, mit welcher Währung man in dem Reiseland bezahlt und wie man zu Bargeld kommt, um beispielsweise ein Taxi zu bezahlen.

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Gesundheitsversorgung

Wichtig ist auch zu wissen, wie die Gesundheitsversorgung funktioniert. Ein klärender Anruf bei Ihrer Krankenkasse kann hier schnell helfen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eventuell eine gewisse Infrastruktur für Ihre Gesundheit benötigen.

Für Notfälle

Sorgen Sie für den Notfall dafür, dass Sie alle Unterlagen in zugänglicher Form bei sich haben. Es kann immer sein, dass Ihre Begleitperson plötzlich erkrankt oder etwas anderes Unvorhergesehenes eintritt. Dabei sollten Sie wissen, welche Informationen Sie während der Reise und am Reiseziel benötigen (z.B. Informationen wie Adresse des Hotels und des Veranstaltungsortes, Bahnverbindung und Sitzplatzreservierung, Flugdaten, alles barrierefrei aufbereitet).

Gibt es eine Kleiderordnung?

Besonders für Menschen mit Blindheit ist es manchmal schwer einzuschätzen, welche Art von Kleidung einer bestimmten Situation angemessen ist. Es ist gut möglich, dass die Kleiderordnung am Veranstaltungsort sich erheblich von der unterscheidet, die an Ihrem Arbeitsplatz üblich ist. Folgende Punkte können Ihnen helfen, dies vorher abzuklären:

  • Oft finden im Rahmen von Konferenzen Gala-Abende o. Ä. statt. Zu solchen Anlässen wird meist eine etwas festlichere Kleidung erwartet. Es ist kein gutes Gefühl, wenn man nicht passend gekleidet ist.
  • Fragen Sie Kolleginnen oder Kollegen nach deren Erfahrung bzw. wenn Sie gemeinsam reisen, welche Garderobe sie beabsichtigen mitzunehmen.
  • Bitten Sie Mitreisende darum, Ihnen zu sagen, falls die Kleidung unpassend erscheint oder die Kleidung nicht in Ordnung ist.

Möglicherweise sollten Sie dies hin und wieder thematisieren, denn für viele Menschen ist dies zunächst ungewohnt, da Kleidung zur Privatsphäre eines Menschen gehört. Wenn Sie sich für gegebene Hinweise bedanken, werden diese Hinweise für Ihre Begleitung selbstverständlicher.

Dienstreisen: Alleine oder mit Begleitung?

Dienstreisen sind kostspielig, da oft Übernachtungen, Flüge, Konferenzgebühren anfallen. Somit kann sich im Vorfeld durchaus die Frage stellen, ob Sie eventuell ohne Begleitperson oder Assistenz die Reise alleine bewältigen können, ob vielleicht Assistenz vor Ort gebucht werden kann, oder ob Kolleginnen oder Kollegen Sie zusätzlich unterstützen können. Die Kosten für eine Begleitung übernimmt im Normalfall das Integrationsamt und sollten kein Argument für oder gegen eine Reise mit Begleitung sein. Es ist an dieser Stelle wichtig, dass Sie Ihre Fähigkeiten, aber auch Ihre Bedarfe ehrlich und realistisch einschätzen. Eine Dienstreise sollte für Sie kein Survival-Training werden. Sie möchten in erster Linie Ihre Aufgaben dort möglichst professionell erledigen und müssen sich nichts beweisen.
Trauen Sie sich, Ihre Bedarfe möglichst von Anfang an in der Planungsphase anzusprechen, um eine entsprechende Unterstützung zu organisieren.

Reisen mit Begleitung

Hier kann man zwischen drei Beziehungsverhältnissen unterscheiden:

  • Wenn Sie die Möglichkeit haben, eine Person, die Sie gut kennen bitten, Sie zu begleiten, dann ist das vermutlich am einfachsten, da die Person Sie kennt und weiß, in welchen Situationen Sie Unterstützung wünschen.
  • Eine weitere Alternative ist die Arbeitsplatzassistenz.
  • Was eine Arbeitsplatzassistenz ist, wird in einem anderen Artikel ausführlich beschrieben. Grundsätzlich ist es möglich, mit Assistenz auf Dienstreise zu gehen, wenn der Umfang des Arbeitsvertrags dies ermöglicht. In diesem Fall müssen gesonderte Anträge bei den Integrationsämtern zur Übernahme der Reise- und Übernachtungskosten, eventuell auch Benzin für den PKW oder ein besonderer Stundenbedarf, gestellt werden. Planen Sie hierfür genügend Zeit ein. Grundsätzlich ist es aber schon so, dass eine Assistenz ein besonderes Verhältnis darstellt. Die Assistenz ist speziell für Ihre Bedarfe eingestellt. Sie sind in diesem Fall der Vorgesetzte Ihrer Assistenz. Letztlich definieren Sie die Aufgaben der Assistenz und diese ist vertraglich zur Erfüllung der Aufgaben verpflichtet. Dabei müssen Sie alle arbeitsrechtlichen Grenzen einhalten wie z.B. die Arbeitszeit, Pausen usw.
  • Reisen Sie mit Kolleginnen oder Kollegen, die die Assistenz mit übernehmen, dann kann es unter Umständen schwierig sein, da diese Person eine zusätzliche Aufgabe zu ihrer normalen Arbeit erfüllt. Häufig ist man unsicher, wieviel Hilfe man in Anspruch nehmen kann und darf. Drücken Sie auf alle Fälle Ihre Wertschätzung dafür aus, dass eine zusätzliche Funktion wahrgenommen wird. Wichtig ist auch, dass Sie klare Absprachen treffen, besonders auf mehrtägigen Reisen mit Hotel, Buffet, Abendveranstaltungen etc. So können sich beispielsweise Ihre Ruhe-, Aufstehzeiten, Essgewohnheiten, aber auch das Verhalten bei Abendveranstaltungen ganz erheblich von den Gewohnheiten der Begleitperson unterscheiden. Es ist wichtig, die eigenen Bedürfnisse und die der anderen zu respektieren. Häufig kann man durch entsprechende Absprachen erreichen, dass Sie sich einer Interessensgruppe anschließen, wenn Ihre Begleitperson etwas anderes machen möchte, oder diese Ruhe braucht. Sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass Sie möglichst vieles auch ohne Begleitung machen können. Lernen Sie beispielsweise den Weg von der Hotelrezeption bis in Ihr Zimmer auch dann, wenn es vielleicht nicht notwendig erscheint. Gehen Sie respektvoll miteinander um. Manchen Menschen fällt es nicht leicht, die eigenen Bedarfe zu formulieren und wollen auf Sie und Ihre Behinderung Rücksicht nehmen. Hier empfiehlt es sich, selbst Brücken zu bauen.
    "Ist das so OK für Dich?"
    "Sollen wir es doch anders machen?"
    "Falle ich Dir vielleicht auf die Nerven?"
    "Brauchst Du mal eine Auszeit?"
    könnten Fragen sein, wie Sie Ihrer Begleitung zeigen können, dass es Ihnen wichtig ist, die Grenzen der Unterstützung zu respektieren.
Reisen alleine

Wenn die äußeren Umstände es zulassen, ist eine Dienstreise ohne Begleitperson durchaus denkbar, insbesondere dann, wenn die Veranstaltung in einer Einrichtung für Menschen mit Blindheit stattfindet und diese Assistenzen, Hilfsmittel und Anpassungen vor Ort anbieten. Sie müssen dann für sich den Transfer zum Veranstaltungsort und wieder zum Bahnhof zurück organisieren. Möglicherweise sind Taxi-Rechnungen für die Abrechnung problematisch. Mit einer entsprechenden Begründung und einem Hinweis auf Ihre Einschränkung wird dies aber meist akzeptiert.
Wenn Sie alleine reisen möchten, brauchen Sie für die Planung mehr Zeit: Sie müssen Ihre Route planen, den Bahn- und eventuell Flugservice in Anspruch nehmen, müssen klären, wie sie vor Ort unterstützt werden usw.. Ganz wichtig ist, dass Sie ohne Stress Ihre Aufgabe ohne Begleitperson durchführen können. Es gibt Aufgaben, die sich auch alleine bewältigen lassen, aber auch andere, die mit Unterstützung wesentlich einfacher sind.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob Sie alleine reisen möchten oder nicht, können Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Ist die Veranstaltung und die Unterkunft im gleichen Gebäude, dann könnten Sie in Erwägung ziehen, alleine zu reisen.
  • Handelt es sich bei der Aufgabe um einen Vortrag oder eine Präsentation? Wenn ja, dann könnten Sie andere Personen bitten, Ihnen zu zeigen, wo der Vortrag stattfindet und wenn benötigt, ob ein Beamer vorhanden ist.
  • Muss ich für die Erfüllung der Aufgabe möglichst mit Gestik kommunizieren, z. B. Um Menschen an den Messestand locken, dann ist es mit Assistenz viel einfacher.
  • Ist die Veranstaltung an verschiedenen Orten, dann wäre eine Reise mit Begleitung vorzuziehen.
  • Ist die Unterkunft mit Touchscreens ausgestattet z.B. im Aufzug und in den Zimmern, dann geht es kaum ohne Begleitung.
  • Ist die Veranstaltung in einem Land, dessen Infrastruktur sich wesentlich von der unsrigen in Bezug auf Hygiene, Zustand von Straßen, Baustellen usw. unterscheidet, ist das Reisen in Begleitung zu empfehlen. Das Reisen in manche Länder kann sogar gefährlich für Sie werden.

Unterstützung beim alleine reisen:
In vielen Ländern in Europa und in anderen westlichen Ländern funktioniert die Unterstützung von Menschen mit Seheinschränkung auf Reisen ganz gut. Sowohl der Bahnservice, als auch der Service bei Flügen muss aber extra zur Reise und im Voraus gebucht werden. Es ist nicht davon auszugehen, dass dieser Service spontan klappt.

Dienstreisen: Während der Reise

Die Dienstreise beginnt im Normalfall ab dem Verlassen Ihrer Wohnung. Sorgen Sie mit einem realistischen Zeitmanagement und guter Vorbereitung, dass Sie ohne Hektik reisen und gut an Ihrem Zielort ankommen. Die folgenden Tipps helfen, dass Sie sich während der Reise auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Zeitmanagement

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Sie sollten sich stets bewusst sein, dass eine Dienstreise immer in einer ungewohnten, fremden und unbekannten Umgebung stattfinden. Dies sollten Sie zeitlich einplanen. Wenn Sie sich in einem Hotelzimmer mit fremdem Badezimmer erst orientieren müssen, brauchen Sie vermutlich einfach etwas länger, als in Ihrer gewohnten Umgebung. Möglicherweise müssen Sie sich auch für das Ankleiden mehr Zeit einräumen, wenn es gilt, eine ungewohnte Kleiderordnungen einzuhalten Frühstück am Buffet dauert ebenfalls länger als ein Marmeladenbrot daheim.
Auch der Weg zum Zug oder zum Flugzeug sollten Sie immer mit einem Zeitpuffer einplanen. Machen Sie Ihrer Begleitperson deutlich, dass Sie nicht auf einen Zug rennen können, sondern etwas mehr Zeit benötigen und sich daher früher treffen müssen.

Zugang zu Reiseinformationen

Es ist auch dringend angeraten, mit einem zeitgemäßen Smartphone mit Screen Reader, das auch mit einem Auslandstarif versehen ist, zu reisen. Navis bei Taxifahrten verhindern teure Stadtrundfahrten in unbekannter Umgebung. Ebenso sind Fahr- und Fluginformationen damit zugänglich. Das Smartphone kann oft den schweren Laptop im Gepäck ersetzen.

Orientierung und Mobilität

Gehen Sie stets davon aus, dass Ihre Begleitung keine Erfahrung im Umgang mit Ihnen und Ihrer Behinderung hat. Es liegt dann in der Regel an Ihnen, wie gut Ihre Begleitperson Sie führt. Eventuell müssen Sie auch Hinweise auf die richtigen Führtechniken geben. Auch die Beschreibung der Anordnung von Essen auf dem Teller mit Hilfe der Uhr könnte für Ihre Begleitperson fremd sein. Klären Sie das am besten vorher. Vielleicht gehen Sie mit Ihrer Begleitperson einmal vor der Dienstreise Essen.
In jedem Falle sollte Ihnen die Begleitperson Ihr Hotelzimmer zeigen. Lassen Sie sich ruhig alles beschreiben und erkunden Sie es gleichzeitig. Vergessen Sie nicht, nach Steckdosen zu fragen, um eine lange Suche hinterher zu vermeiden. Machen Sie sich mit Telefon und der Zimmertechnik gut vertraut.
Auch die Nasszelle sollte gut beschrieben werden. Fragen Sie die Begleitperson ruhig auch nach der Sauberkeit des Zimmers, wo die Handtücher liegen und wo zusätzliches Toilettenpapier liegt. Wie genau Sie nachfragen, hängt von Ihnen ab.

Beim Essen

Grundsätzlich ist es vorteilhaft, so viele Dinge wie möglich selbst zu erledigen.
Manchmal kann es aber sinnvoll sein, um Hilfe zu bitten, obwohl es vielleicht auch ohne ginge.
Insbesondere kann es beim Essen, je nach Gericht einfacher sein, wenn Sie sich helfen lassen, um Flecken auf der Kleidung zu vermeiden.
Um die Assistenz zu entlasten, kann man beispielsweise in einem Restaurant die Bedienung bitten, dass die Pizza in der Küche schon geschnitten wird, das Fleisch vom Knochen abgelöst oder der Fisch filetiert wird. Sagen Sie Ihrer Begleitung explizit, wenn Sie Hilfe wünschen oder etwas benötigen, das erleichtert die Zusammenarbeit.

Belege sammeln

Nach einer Reise müssen Sie die Dienstreise abrechnen und Ihrem Arbeitgeber die angefallenen Kosten nachweisen. Das bedeutet, dass Sie alle Belege für Taxifahrten, Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr, Zugtickets oder auch Hotelkosten Ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen. Bei Flugreisen müssen Sie auch die Bordkarte für den Flug aufbewahren. Sammeln Sie alle Belege auch für Ihre Begleitung, denn auch für sie müssen Sie die Reisekosten nachweisen, sonst kann es sein, dass Ihre Kosten nicht erstattet werden. Notieren Sie sich auch die Abfahrt- und Ankunftszeiten von Zug oder Flugzeug und ob Mahlzeiten für Sie bezahlt wurden. Diese Faktoren fließen häufig in die Berechnung der Reisekosten mit ein.

Dienstreisen: Reisekostenabrechnung

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Nachdem Sie von Ihrer Reise zurück gekehrt sind, können Sie die Reisekosten, die bisher von Ihrem Arbeitgeber noch nicht bezahlt wurden, abrechnen. Dazu benötigen Sie die gesammelten Belege für sich und wenn Sie mit Begleitung unterwegs waren, auch für Ihre Begleitung.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Abrechnung der Reisekosten ist von dem Unternehmen abhängig, in dem Sie arbeiten. Normalerweise gibt es entsprechende Vordrucke, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten. Dort sind alle Kosten aufgeführt, die Sie abrechnen können.

Welche Kosten können Sie einreichen?

Zu den Kosten, die Sie einreichen können, gehören die Fahrtkosten zum Zielort (Bahn-, Bus-, Metro-, Flugtickets oder auch Taxiquittungen). In manchen Fällen müssen Sie die Nutzung eines Taxis begründen. Bei Fahrten mit dem Auto, muss die Kilometeranzahl angeben werden. Neben den Fahrtkosten können Sie die Kosten für die Übernachtung, die Mehraufwendung für die Verpflegung oder aber Kosten für Internet im Hotel, wenn Sie zum Beispiel während der Reise auch Ihre Arbeits-E-Mails bearbeiten müssen. Die Mehraufwendungen für die Verpflegung wird meist über ein sogenanntes Tagegeld beglichen. Wenn Sie kostenlos Mahlzeiten erhalten haben, müssen Sie das meist angeben, da Sie dafür keinen finanziellen Ausgleich bekommen.
Erkundigen Sie sich vor der Reise, welche Kosten erstattet werden. Wenn Ihr Arbeitgeber vor der Reise beispielsweise die Kosten für einen Flug bezahlt hat, müssen Sie trotzdem alle Belege einreichen als Beweis, dass Sie unterwegs waren.