Das Anschreiben: Layout und Struktur

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Das Anschreiben vermittelt den Personalverantwortlichen einen ersten Eindruck von Ihrer Person. Um überhaupt die Gelegenheit zum Vorstellungsgespräch [Artikellink zum Thema „Vorstellungsgespräch“ wird ergänzt] zu bekommen, gilt es schon beim Anschreiben zu überzeugen. Daher ist es wichtig, das Anschreiben präzise, ansprechend und fehlerfrei zu verfassen.

Layout

Ein klassisches Anschreiben besteht formell aus einem Briefkopf, den inhaltlichen Elementen und zum Abschluss einem Gruß, einer Unterschrift und gegebenenfalls einem Verweis auf weitere Anlagen. Der Briefkopf setzt sich aus Absender, Adressat und Datum zusammen. Die klassische Anordnung dieser Elemente finden Sie auf unserem Muster [Link zum Musterdokument folgt].

Absender

Ihr Name und Ihre eigene Adresse stehen im linken oberen Block des Anschreibens. Für eine kurzfristige oder persönliche Kontaktaufnahme von Seiten des Unternehmens sollten Telefonnummer(n) und Emailadresse angegeben werden.

Hinweis: Sollten Sie aufgrund Ihrer Behinderung nicht telefonieren können oder wollen, dann geben Sie keine Telefon- oder Handynummer an. Wenn Sie über Telefondolmetschdienste erreichbar sind, können Sie eine Nummer angeben, sollten jedoch in Klammern dahinter darauf hinweisen, dass es sich um einen Dolmetschdienst handelt und der Anruf gegebenenfalls etwas kostet.

Ein Dolmetschdienst und kostenpflichtige Nummern können verwirren oder abschrecken. Wenn Sie Zweifel haben, verzichten Sie auf die Angabe einer Telefonnummer. Sie können bei einem späteren Kontakt, z.B. per E-Mail, dann diese Option erläutern und die Nummer angeben.

Adressat

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Der Adressat folgt unter dem Absender. Die Adresse des Unternehmens finden Sie meist in der Stellenausschreibung. Ansonsten finden Sie diese Informationen auch im Internet. Achten Sie darauf, die korrekte Firmenbezeichnung, möglichst mit korrekter Rechtsform wie z.B. GmbH oder GbR zu verwenden.

Sie können das Anschreiben auch an eine bestimmte Abteilung oder Person richten, indem Sie diese unter dem Firmennamen angeben. Falls aus der Stellenausschreibung kein direkter Ansprechpartner zu entnehmen ist, kontaktieren Sie das Unternehmen und bringen Sie diesen in Erfahrung. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise von Titel und Name.

Hinzu kommen Straße oder Postfach, die Postleitzahl und der Ort.

Betreff und Datum

Im Betreff geben Sie die genaue Bezeichnung der Stelle, möglichst mit Bezug auf die Quelle, an. Zum Beispiel: „Bewerbung auf die Stelle als Marketing-Leiter/ Ihre Anzeige am 15.07.2012 in der Süddeutschen Zeitung“. Die Betreffzeile wird üblicherweise in Fettdruck formatiert.

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Geben Sie getrennt vom Betreff das Absendedatum Ihrer Bewerbung und den Ort an, z.B. "Köln, den 02. Mai 2013". Ort und Datum werden in der Regel rechtsbündig ober- oder unterhalb des Betreffs platziert.

Anrede

Das Anschreiben ist ein Brief, daher benötigt es eine Anrede. Die Form sollte immer respektvoll bleiben, auch wenn Sie den Adressaten persönlich kennen. Ihre Bewerbung wird auch von anderen Personen gelesen. Daher schreiben Sie beispielsweise "Sehr geehrter..." oder "Sehr geehrte..." und nennen dann den Titel, wenn vorhanden, und den Nachnamen des Ansprechpartners.

Tipp: Die Form "Sehr geehrte Damen und Herren" ist nur im Notfall zu verwenden, wenn Sie den genauen Adressaten nicht kennen. Eine persönliche Ansprache von einer verantwortlichen Person ist immer vorzuziehen, da Sie damit zeigen, dass Sie sich informiert haben.

Struktur

Danach folgt der inhaltliche Teil aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. Welchen Inhalt diese haben, erfahren Sie im Artikel "Anschreiben: Inhalt" [Artikellink zum Thema "Anschreiben: Inhalt" wird ergänzt]. Dieser Abschnitt kann linksbündig oder im Blocksatz formatiert sein und wird eher mit Silbentrennung als ohne verfasst.

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Tipp: Orientieren Sie sich bei der Formatierung am visuellen Eindruck und am Adressaten sowie der Stelle. Der Blocksatz wirkt auf den einen akkurat und ordentlich, auf den anderen kann er steif wirken. Linksbündiger Text sieht weniger ordentlich aus, wenn rechts zu viele Lücken sind.

Beim Blocksatz entsteht das gleiche Problem. Die Lücken verteilt das Textverarbeitungs-programm hier jedoch so, dass die Abstände zwischen den Wörtern unterschiedlich groß sind. Auch so etwas sieht nicht ordentlich aus und sollte vermieden werden.

Silbentrennung hilft, die Lücken zu füllen. Die automatische Silbentennung trennt jedoch teilweise ungünstig, wenn z.B. schon nach zwei Buchstaben getrennt wird. Dies stört wiederum den Lesefluss. Sie können die Silbentrennung jedoch beeinflussen. Bei Word heißt diese Option "Silbentrennzone".

Gruß und Unterschrift

 Ein Brief endet häufig mit einem Gruß. "Mit freundlichen Grüßen" ist die gängige Schreibweise.

Darunter unterschreiben Sie mit Ihrer persönlichen Unterschrift. Damit bezeugen Sie gleichzeitig, dass Ihre Angaben "wahr" sind. Bei Online-Bewerbungen sollten Sie Ihre Unterschrift einscannen und als Grafik in das Dokument einfügen.

Am Ende der Seite kann der Vermerk "Anlagen" stehen. Damit verweisen Sie auf die beigelegten Anlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse.

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Die einzelnen Anlagen können zwar gesondert untereinander aufgeführt werden, allerdings ist dafür wenig Platz. Sie können sich auf das Wort "Anlagen" beschränken oder unter "Anlagen" noch "Bewerbungsmappe" schreiben oder beides weglassen. Da es bei Bewerbungen üblich ist, den Lebenslauf und weitere Unterlagen sowie Zeugnisse als Belege für die Angaben beizufügen, muss man nicht auf das Selbstverständliche hinweisen.

Das Anschreiben sollte nicht länger als eine DIN A4-Seite sein. Formulieren Sie daher klar strukturiert, kurz und prägnant. Wählen Sie eine gut lesbare Schrift und verzichten Sie auf Spielereien mit verschiedenen Schriftarten, Fettdruck, Unterstreichungen im Text oder mit Schnörkelschrift und verschiedenen Farben.

Achten Sie auf ein einheitliches Bild Ihrer Bewerbungsunterlagen und benutzen Sie immer die gleiche Formatierung. Verwenden Sie zum Beispiel immer Blocksatz oder linksbündige Absätze. Zur Papierwahl, Schriftart und Zeilenabstand finden Sie Hinweise im Artikel "Bewerbungsunterlagen" [Artikellink zum Thema „Bewerbungsunterlagen“ wird ergänzt].