Dienstreisen

In vielen Berufen gehören Dienstreisen zum Alltag. Auch im Rahmen von Hiwi-Jobs, einer Abschlussarbeit oder anderen sonstigen Tätigkeiten können bereits Dienstreisen anfallen.

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Vorbereitungsphase

Eine Dienstreise ist immer mit einer Aufgabe verbunden, die Sie beruflich außerhalb Ihres gewohnten Arbeitsumfeldes zu erledigen haben. Einige Beispiele hierfür sind:

  • Der Besuch einer Messe, auf der Sie eventuell einen eigenen Messestand betreuen.
  • Der Besuch einer Konferenz, auf der Sie sich weiterbilden oder einen Teil Ihrer Arbeit präsentieren.
  • Projekt bezogene Meetings bei verschiedenen Projektpartnern.

In jedem Falle ist eine Dienstreise, wie das Wort schon sagt, immer mit einer Reise verbunden. Im günstigsten Fall ist der Veranstaltungsort in der Nähe, so dass beispielsweise keine Übernachtungen erforderlich sind. Häufig sind aber Übernachtungen, Flüge, Zug- und Taxifahrten damit verbunden

Dienstreisen können sehr unterschiedlich sein und benötigen manches Mal neben den üblichen Reisevorbereitungen wie Flugbuchung, Hotelreservierung, Fahrkartenkauf, eine spezielle Vorbereitung auf die Kultur, die Umgebung und die Art der Veranstaltung oder Aufgabe, wenn es ins Ausland geht.

Manche Schwierigkeiten lassen sich vermeiden, wenn Sie sich vorab über die nachfolgenden Punkte informieren. 

Dienstreiseantrag

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Wenn Sie bei einem öffentlichen Arbeitgeber arbeiten, müssen Sie die Dienstreise rechtzeitig beantragen. Dazu gibt es spezielle Formulare, in denen Sie beispielsweise das voraussichtliche Datum, die Dauer und den Reisezweck eintragen. Der Antrag muss dann von Ihrem Vorgesetzten genehmigt werden. Wird kein Antrag gestellt, dürfen normalerweise auch keine Tickets gebucht werden.

Im zweiten Schritt sollten Sie klären, wer reserviert und bucht, wer die Anmeldungen oder Registrierung für eine Konferenz durchführt. Wichtig ist, dass Sie aktiv an der Organisation mitwirken.

Finanzierung der Reise

Klären Sie unbedingt die Finanzierung der Reise ab.

  • Wer zahlt die Konferenzgebühr?
  • Wie wird das Hotel abgerechnet?
  • Wie verhält es sich mit Reise- und andere Kosten?
Oft muss man Rechnungen mit einer Kreditkarte bezahlen. Manche Firmen oder Universitäten ermöglichen auch eine Abschlagzahlung, damit Sie die Reise nicht voll vorfinanzieren müssen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich auch erkundigen, mit welcher Währung man in dem Reiseland bezahlt und wie man zu Bargeld kommt, um beispielsweise ein Taxi zu bezahlen. 

Gesundheitsversorgung

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Wichtig ist auch zu wissen, wie die Gesundheitsversorgung funktioniert. Ein klärender Anruf bei Ihrer Krankenkasse kann hier schnell helfen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eventuell eine gewisse Infrastruktur für Ihre Gesundheit benötigen.

Sorgen Sie für den Notfall dafür, dass Sie alle Unterlagen in zugänglicher Form bei sich haben. Dabei sollten Sie wissen, welche Informationen Sie während der Reise und am Reiseziel benötigen (z.B. Informationen wie Adresse des Hotels und des Veranstaltungsortes, Bahnverbindung und Sitzplatzreservierung, Flugdaten, alles barrierefrei aufbereitet).

Gibt es eine Kleiderordnung?

Es ist gut möglich, dass die Kleiderordnung am Veranstaltungsort sich erheblich von der unterscheidet, die an Ihrem Arbeitsplatz üblich ist. Folgende Punkte können Ihnen helfen, dies vorher abzuklären: • Oft finden im Rahmen von Konferenzen Gala-Abende o. Ä. statt. Zu solchen Anlässen wird meist eine etwas festlichere Kleidung erwartet. Es ist kein gutes Gefühl, wenn man nicht passend gekleidet ist. • Fragen Sie Kolleginnen oder Kollegen nach deren Erfahrung bzw. wenn Sie gemeinsam reisen, welche Garderobe sie beabsichtigen mitzunehmen.

Dolmetschorganisation

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Gehörlose sollten früh genug den Veranstalter kontaktieren und nachfragen, ob Gebärdensprachdolmetscher vorhanden sind und in welcher Sprache? Bietet der Veranstalter DGS oder ISL an, dann sollte dies kein Problem sein. Wenn die Veranstalter aber nicht daran gedacht haben, sollte man einfach nachfragen und absprechen, ob es möglich ist, einen Dolmetscher zur Verfügung zu stellen, falls die Veranstalter das nicht übernehmen möchten, muss man selbst einen Dolmetscher organisieren.

Zeitmanagement

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Die Dienstreise beginnt im Normalfall ab dem Verlassen Ihrer Wohnung. Sorgen Sie mit einem realistischen Zeitmanagement und guter Vorbereitung, dass Sie ohne Hektik reisen und gut an Ihrem Zielort ankommen. Die folgenden Tipps helfen, dass Sie sich während der Reise auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Es ist auch dringend angeraten, mit einem zeitgemäßen Smartphone, das auch mit einem Auslandstarif versehen ist, zu reisen. Navis bei Taxifahrten verhindern teure Stadtrundfahrten in unbekannter Umgebung. Ebenso sind Fahr- und Fluginformationen damit zugänglich. Das Smartphone kann oft den schweren Laptop im Gepäck ersetzen.

Reisekostenabrechnung

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Nach einer Reise müssen Sie die Dienstreise abrechnen und Ihrem Arbeitgeber die angefallenen Kosten nachweisen. Das bedeutet, dass Sie alle Belege für Taxifahrten, Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr, Zugtickets oder auch Hotelkosten Ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen. Bei Flugreisen müssen Sie auch die Bordkarte für den Flug aufbewahren. Sammeln Sie alle Belege auch für Ihre Begleitung, denn auch für sie müssen Sie die Reisekosten nachweisen, sonst kann es sein, dass Ihre Kosten nicht erstattet werden. Notieren Sie sich auch die Abfahrt- und Ankunftszeiten von Zug oder Flugzeug und ob Mahlzeiten für Sie bezahlt wurden. Diese Faktoren fließen häufig in die Berechnung der Reisekosten mit ein.

Die Abrechnung der Reisekosten ist von dem Unternehmen abhängig, in dem Sie arbeiten. Normalerweise gibt es entsprechende Vordrucke, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten. Dort sind alle Kosten aufgeführt, die Sie abrechnen können.

Zu den Kosten, die Sie einreichen können, gehören die Fahrtkosten zum Zielort (Bahn-, Bus-, Metro-, Flugtickets oder auch Taxiquittungen). In manchen Fällen müssen Sie die Nutzung eines Taxis begründen. Bei Fahrten mit dem Auto, muss die Kilometeranzahl angeben werden. Neben den Fahrtkosten können Sie die Kosten für die Übernachtung, die Mehraufwendung für die Verpflegung oder aber Kosten für Internet im Hotel, wenn Sie zum Beispiel während der Reise auch Ihre Arbeits-E-Mails bearbeiten müssen. Die Mehraufwendungen für die Verpflegung wird meist über ein sogenanntes Tagegeld beglichen. Wenn Sie kostenlos Mahlzeiten erhalten haben, müssen Sie das meist angeben, da Sie dafür keinen finanziellen Ausgleich bekommen. Erkundigen Sie sich vor der Reise, welche Kosten erstattet werden. Wenn Ihr Arbeitgeber vor der Reise beispielsweise die Kosten für einen Flug bezahlt hat, müssen Sie trotzdem alle Belege einreichen als Beweis, dass Sie unterwegs waren.